電子定款を自分で作成する方法｜費用・手順・専門家への依頼まで徹底解説

定款は、株式会社の設立で欠かせないものです。紙で作成するケースが多いものの、最近ではPDFデータで作成する「電子定款」を選ぶ人も増えています。しかし、電子定款の作成には、知識や専門機器が必要など、一定のハードルがあることも事実です。コストをかけて専門家に依頼するか、手間をかけて自分で作成するか、迷うところでしょう。

そこで本記事では、これから起業する人に向けて、電子定款の作成方法・手順・自分で作成する費用についてご紹介します。電子定款作成の全体像を知りたい場合には、ぜひ参考にしてください。

電子定款とは？

そもそも定款（ていかん）とは、会社の基本的なルールを定めた法的書類のことです。平たくいえば、会社の憲法だといえます。

従来の定款は紙に印刷し、作成者が実印を押していました。 対する「電子定款」とは、その名の通り、紙ではなく電子データ（具体的にはPDFファイル）で作成された定款のことです。電子署名によって正当性が担保されるため、紙の定款と同じ効力があります。

最大のメリットは印紙代4万円が不要になること

電子定款を選ぶ「最大の経済的なメリット」は、紙の定款では必須な収入印紙代4万円がかからないことです。4万円を節約できることで、会社設立時の初期費用を抑えやすくなります。とくに、資金が限られているスタートアップや個人事業主にとって、印紙代4万円が不要になるメリットは大きいでしょう。

電子定款と紙定款のメリット・デメリット比較

電子定款は、収入印紙代4万円が不要になります。その反面、マイナンバーカードやICカードリーダライタといった専用機材が不可欠です。また、PDF化や専用ソフトを使った電子署名に慣れていないと、作成に時間がかかるかもしれません。ミスが発生すると、再申請が必要になり、費用と時間が余計にかかってしまいます。

一方、紙定款は作成の手間が少なく、特別な機材も不要です。直感的に進めやすく、修正が必要な場合にも、公証役場で直接対応してもらえます。しかし、印紙代の4万円は必要です。

電子定款の作成方法は3つ

電子定款を作成する方法は、大きく分けて3つあります。
ここでは、それぞれのメリット・デメリット、適する人について解説します。自身の状況に合わせて、最適な方法を見つけていきましょう。

①費用を極限まで抑えたいなら「自分で」

1つ目は、自分で作成する方法です。専門家への報酬が不要なため、費用を抑えやすいでしょう。しかし、専用の機材を自分で用意したり、複雑な手続きを自分で進めたりする必要があります。ミスが起きた場合にも、すべて自己責任です。

一方で、時間や労力はかかるものの、会社設立の流れをしっかりと理解できる側面があります。そのため、ITスキルが高く、時間をかけてでも費用を節約したい人に適するでしょう。機材やソフトの初期費用や、正確な手続きを理解したうえで、取り組むことが大切です。

②手間と時間をかけたくないなら「専門家への依頼」

2つ目は、専門家に依頼する方法です。司法書士・行政書士などに依頼すれば、手間が少なく確実に手続きを終えられます。費用はかかるものの、専門家が代わりに手続きを進めてくれるため、ミスや書類の不備といったリスクを大きく減らせるでしょう。そのため、本業に集中したい人や、複雑な手続きに不安がある人におすすめです。

ただし、専門家といってもさまざまです。価格だけで判断するのではなく、サービス内容・専門家の経験・得意分野などから、自社との相性を見極めるとよいでしょう。

③コスパと手軽さを両立するなら「会社設立クラウドサービス」

3つ目は、会社設立クラウドサービスの利用です。
会社設立クラウドサービスとは、Webサイト上で必要な情報を入力するだけで、定款をはじめとする「会社設立に必要な書類」を自動作成できるオンラインサービスです。

自作でのコスト面におけるメリットと、専門家に依頼する手軽さの両方を兼ね備えています。多くのサービスは無料で利用でき、専門知識がなくても、画面の案内に従って入力すれば定款の原案を作成できます。電子署名を代行するサービスも多く、特別な機材を用意する必要はありません。

電子定款を自分で作成・認証する手順

電子定款を自分で作成・認証するには、適切なステップを踏むことが大切です。ここでは、電子定款を自分で作成する具体的な流れを解説します。手順に沿って、計画的に準備を進めていきましょう。

Step 1: 定款の原案を作成する

まずは、定款の原案を作成します。原案には、法律で定められた事項を記載しましょう。そこには、会社の「事業目的・商号（会社名）・本店の所在地・資本金の額」などが含まれます。項目に1つでも漏れがあると、定款そのものが無効になってしまうため、注意が必要です。とはいえ、次のステップで公証人にチェックしてもらえるため、当ステップでは、完璧な内容である必要はありません。

何から始めればよいかわからない人は、法務局のウェブサイトで公開されている記載例などを参考にしましょう。具体例と比較できるため、一から作成するよりも、記載漏れのリスクを減らせます。

Step 2: 公証役場で内容の事前確認をしてもらう（推奨）

電子署名をする前に、作成した定款の原案を、公証役場で確認してもらうとよいでしょう。この事前確認は無料です。 あらかじめ確認してもらうことで、有料の認証手続き（手数料3万〜5万円）での手戻りを防ぎ、本番をスムーズに進められます。

また、公証役場による事前確認は義務ではありません。しかし、電子署名後に不備が見つかれば、認証手続きをやり直す必要があり、認証手数料も再度支払う必要があります。不要な手続きや余計な出費を防ぐためにも、事前確認してもらうことが大切です。

Step 3: 定款をPDF化し、電子署名を付与する

公証役場での事前確認が済んだら、完成した定款をPDFに変換します。その後、ICカードリーダライタ・マイナンバーカードなどを使用し、電子署名を行う流れです。電子署名は、紙の書類における「実印での押印」と同じ役割を果たします。デジタルな署名を行うことで、「この定款は自分で作成し、改ざんされていない」ことを法的に証明できます。

パソコンの設定やソフトの操作に慣れていない場合、本Stepの作業が「最大のハードル」となるでしょう。事前にツールの使い方を確認し、時間に余裕をもって作業を進められるよう準備します。

Step 4: オンラインで認証を申請する

電子署名の付与された定款ファイルが完成したら、法務省の「登記・供託オンライン申請システム」を利用して、公証役場へ認証を申請します。システムにログインし、作成した定款ファイルをアップロードして、必要な申請者情報を入力しましょう。

電子定款によるオンライン申請のメリットは、紙の定款認証で必要となる4万円の収入印紙が不要になる点です。また、約5万円の認証手数料も、多くの場合、申請と併せてインターネットバンキングなどでオンライン決済が可能です。申請手続き自体はオンラインで完結するため、時間や場所を選ばずに行えます。申請が受理されると、公証役場での内容確認が始まります。

Step 5: 公証役場で認証済みの定款データを受け取る

オンライン申請後、公証人による定款内容の確認が行われます。内容に不備がなければ、認証済みデータの受け取り方法について、公証役場から電話やメールで連絡があります。

受け取り方法は公証役場によって異なるものの、指定された日時に公証役場へ出向き、運転免許証などを提示して本人確認を行うのが一般的です。手続きが完了すると、公証人の電子署名が付与された「認証済みの電子定款データ（CD-Rなどの媒体で渡されることが多い）」を受け取れます。公証役場によっては、来所不要で、システム上からデータをダウンロードできる場合もあります。

認証済みデータは、「会社設立登記」で必要となる正式な定款となるため、大切に保管しましょう。

電子定款の作成にいくらかかる？

電子定款を作成するにあたって、費用が気になるところです。ここでは、「自分で作成」「専門家への依頼」「クラウドサービスの利用」の方法別に、具体的な費用内訳と相場を解説します。どのような費用が発生するのかを理解したうえで、ご自身の予算に合った方法を選びましょう。

自分で作成する場合の費用内訳

自分で作成する場合でも、公証人手数料（約3～5万円）は必須です。加えて、電子署名を行うためのICカードリーダライタやPDFソフトなど、機材やソフトの購入費が別途かかります。ICカードライタやPDFソフトを頻繁に利用しない場合には、専門家やクラウドサービスを利用した方が、結果的に安く済むケースもあるでしょう。

専門家に依頼する場合の費用相場

専門家に依頼する場合、多くは「電子定款での作成」を代行してくれます。その際の費用相場は、公証人手数料の実費に加え、専門家への報酬（2～3万円程度）を合わせて合計5～8万円程度です。 この場合、印紙代4万円が不要になるため、結果的にご自身で紙定款を作成するよりも費用を抑えられるケースが多くなるでしょう。専門家への報酬は発生しますが、手続きの安心感や時間の節約を重視する方にとっては、メリットの大きい選択肢だといえます。

クラウドサービスを利用する場合の費用

会社設立支援のクラウドサービスは、多くの場合「無料」で利用できます。利用者が負担するのは公証人手数料のみで、機材購入費や専門家への報酬も不要です。コストパフォーマンスが高く、費用を抑えたい人にとって魅力的です。

ただし、定型的な定款しか作成できず、自社の実態に合わせた柔軟な設計が難しい場合もあるでしょう。また、入力内容に不備があった場合や、法的な妥当性に関する責任は、すべて自身が負います。

電子定款作成で失敗しないためのQ&A

電子定款は、一度作成すると修正が難しく、手続きを間違えると再申請が必要になります。ここでは、電子定款の作成で失敗しないために、よくある質問とその回答をまとめました。これから電子定款を作成する方は、ぜひ参考にしてください。

Q. 申請後の修正は可能ですか？

原則として、申請後の修正はできません。万が一不備が見つかった場合には、再申請が必要です。その場合、再度「公証人手数料などの費用」が発生してしまいます。追加の費用や手間を避けるためにも、申請前の準備と確認が欠かせません。

Q. 本当に個人で作成できますか？

はい、個人でも作成は可能です。ただし、専用の機材やソフトの準備、正確な手順を踏むことが前提条件となります。また、インターネット上には多くの情報があるものの、情報が古かったり、不正確だったりする場合もあるでしょう。そのため、法務省の公式サイトなど、信頼できる情報を参考にしたうえで、進める必要があります。

Q. 合同会社の場合も手続きは同じですか？

合同会社も、定款が必要です。合同会社の設立は、作成した定款に（電子）署名または記名押印をし、法務局へ登記申請を行うことで完了します。しかし、株式会社とは異なり「公証役場による定款認証」が不要です。そのため、認証にかかる公証人手数料（約5万円）や、関連手続きも発生しません。

ただし、公証人のチェックがない分、すべて自己責任となります。そのため、専門家によるチェックを受けておくと安心です。

Q. どのくらいの時間がかかりますか？

マイナンバーカードの発行から始める場合には、1ヶ月以上かかる可能性があります。また、定款の作成や公証役場とのやり取り、申請手続きなども含めると、かなりの時間と労力を要するでしょう。

とくに自分ですべて行う場合、慣れない作業や書類の不備で手戻りが発生し、想定以上に時間がかかるケースも少なくありません。スムーズに進めたい場合には、専門家に依頼するのも一案です。

電子定款の作成は専門家への相談も検討してください

電子定款は、印紙代4万円が不要になります。しかし、自身での作成は専用ソフトや機材の準備が必要であり、専門知識の習得に時間と費用がかかります。手続きに不備があれば再申請となり、さらに時間を要するでしょう。

「本業に集中したい」「ミスなく確実に設立したい」という場合には、専門家への依頼を推奨します。二見達彦税理士事務所では、電子定款の作成はもちろん、会社設立後の税務顧問までワンストップでサポートします。定款作成をはじめ、会社設立に関するご相談は、ぜひ二見達彦税理士までお気軽にお問い合わせください。