領収書とレシートの違いは？インボイス制度での注意点と併せて解説

経費精算の際に、領収書とレシートのどちらをもらうべきかと、迷った経験はありませんか？またインボイス制度が始まってから、証憑書類の扱いがより重要になりました。そのため、レシートでも経費として認められるか、手書きの領収書をもらう時の注意点など、疑問を抱える方も増えています。

そこで本記事では、領収書とレシートの基本的な違いから、インボイス制度で変更になった内容や注意点などを解説します。領収書とレシートの違いや、インボイス制度下でのポイントを知りたい場合には、ぜひ当記事をお役立てください。

経費精算はレシートでも問題ない

経費精算は、レシートでも問題ありません。税法上、レシートは取引の事実を証明する正規の証憑（しょうひょう）書類として認められているからです。

しかし、会社から領収書をもらうように言われていると、レシートだと不安に思うかもしれません。本来は、レシートであっても経費として計上できます。むしろ税務調査の現場では、購入日時・品目・単価などが詳細に記載されているレシートの方が、信頼性が高いと見なされるケースも少なくありません。そのため、経費精算のために、必ずしも領収書をもらう必要はないと言えます。

領収書とレシートの違いとは？

領収書とレシートは、経費精算では同じように扱われがちです。しかし、両者にはいくつかの違いがあります。領収書とレシートの違いを理解することで、どちらをもらうべきかについて、判断しやすくなります。

記載項目の違い

領収書とレシートの違いは、宛名が記載されているか否かです。領収書は、支払いした人の依頼に基づき、会社名や個人名を記載するのが主流です。一方でレシートには、基本的に宛名は記載されません。その代わり、購入した商品やサービス名・単価・数量といった取引の明細が詳細に印字されます。つまり、領収書は「誰が支払ったか」を証明する役割が強く、レシートは「何に支払ったか」を証明する役割が強いと言えます。

発行プロセスの違い

領収書とレシートでは、書類が発行されるまでのプロセスも異なります。レシートは、スーパーマーケットやコンビニエンスストアなどでの会計処理と同時に、自動的に発行されるのが特徴です。支払いを行えば、特に依頼しなくても受け取れます。

一方の領収書は、店員に領収書発行を依頼すると発行される書類です。手書きで作成されたり、レジとは別で都度発行されたりします。そのため、レシートと比較すると、発行に手間や時間がかかる場合があります。

それぞれのメリット・デメリット

レシートのメリットは、機械で発行するため、改ざんが難しいことです。また、品目などの明細が詳細であり、客観的な証拠能力が高いと言えます。しかし、多くのレシートが感熱紙を使っていることから、熱や光に弱く、長期保存すると印字が消えるリスクがあります。

一方で領収書のメリットは、宛名があるため、誰の経費かが明確になることです。対外的に見ても、丁寧な印象を与えられるでしょう。デメリットは、「お品代」などと記載されると、内容が不明瞭になる点が挙げられます。手書きの場合には、記入ミスの可能性もあるでしょう。

インボイス制度で変わったレシート・領収書のルール

2023年10月に始まったインボイス制度により、消費税の仕入税額控除を受けるためのルールが変わりました。これまでと対応が異なるケースもあるため、変更点を正しく理解しておきましょう。

レシートは、簡易インボイスとして認められる

インボイス制度では、不特定多数の顧客を相手にする事業者に対して、「適格簡易請求書」という簡易インボイスの発行が認められています。不特定多数の顧客を相手にする事業者とは、小売業・飲食業・タクシー業・駐車場業などが挙げられます。簡易インボイスは、通常のインボイスとは異なり、書類の交付を受ける事業者の氏名や名称の記載が不要です。そのため、発行者の登録番号・取引年月日・税率ごとの合計額などの記載要件を満たしていれば、宛名のないレシートでも仕入税額控除の対象として認められます。

手書きの領収書にはリスクがある

インボイス制度では、手書きの領収書をもらう際に注意が必要です。手書きの場合、インボイスの必須項目である「登録番号（T＋13桁の数字）」の記入漏れや書き間違いが起こりやすくなります。

また、8%または10%などの適用税率や、税率ごとに区分した消費税額などの記載漏れや計算ミスも懸念されます。これらの記載に一つでも不備があると、その領収書はインボイスとして認められません。すると、仕入税額控除が適用されない可能性が高いです。そのため、仕入税額控除を適用してもらう場合には、機械発行のレシートの方が確実だと言えます。

3万円未満は領収書なしでOKの特例が廃止された

インボイス制度が始まる前は、税込3万円未満の取引であれば、領収書などの証憑がなくても仕入税額控除が認められる特例がありました。しかし、インボイス制度の開始に伴い、特例は原則として廃止されました。これにより、現在では取引金額が3万円未満であっても、原則としてレシートや領収書などの適格請求書の保存が義務付けられています。少額だからレシートは不要といった、以前の感覚は通用しないため、注意が必要です。

それでも領収書が必要になるケースと注意点

ここまでの話で、レシートの有効性を解説してきました。しかし、領収書をもらった方が良いケースも存在します。ここでは、領収書が必要となる具体的な場面と注意点について解説します。

社内規定で領収書が必須になっている場合

所属する会社の経費精算規定で、領収書が必須と定められている場合は、そのルールに従う必要があります。税法上は、レシートで問題ありませんが、経費精算は社内ルールが優先されるからです。規定に反すると、精算が認められない可能性があります。

ただし、インボイス制度の開始により、記載項目が豊富なレシートの方が確実な場面も増えています。もし自社の規定が現状にそぐわないと感じる場合には、経理の担当者に、規定の見直しについて相談するのも良いでしょう。

高額な備品購入や接待交際費を利用した場合

数万円以上の高額な備品を購入した場合には、宛名入りの領収書をもらっておくのが無難です。取引先との会食など、接待交際費を精算する際も同様だと言えます。なぜなら、高額な支出について、「業務のために使われたものであり、私的な利用ではない」と証明する必要があるからです。企業のコンプライアンスを守る観点からも重要であり、誰が支払ったのかを明確に示す宛名入りの領収書が、商慣習として求められます。

レシートと領収書の二重発行はNG

経費精算で、レシートと領収書の両方を受け取ることはNGです。経費の二重計上という、不正を疑われる可能性があるからです。故意ではなくても、二つの証憑が存在することで、税務調査などで厳しい指摘を受けるケースも見受けられます。領収書の発行を依頼する際には、代わりにレシートを店側に渡すか、レシートを受け取らずにその場で破棄してもらいましょう。念のため両方もらっておくという行為は、リスクを伴うと言えます。

レシートを経費にするための保存ポイント

レシートを経費精算の証憑として使う際には、保存方法を意識することが大切です。ここでは、レシートを保存する際のポイントについて解説します。

レシートの文字は消えやすい

昔のレシートを見た際に、文字が消えていた経験はありませんか？原因は、多くのレシートに使われている「感熱紙」の特性にあります。感熱紙は、熱が加わった部分だけ化学反応を起こして、黒く発色します。そのため、日光や蛍光灯の光といった熱に弱い点が特徴です。

またレシートは、財布に含まれる可塑剤（かそざい）や、ハンドクリームの油分などにも弱い傾向にあります。さらにレシートは、7年にわたり保存する必要があります。しかし、レシートを7年もの間、綺麗な状態で保存するのは難しいでしょう。

電子データとしての保存がおすすめ

レシートの印字が消える問題を解決したい場合には、電子データでの保存がおすすめです。また電子帳簿保存法の改正で、タイムスタンプなどの要件が緩和されたことにより、スキャナやスマートフォンで撮影した画像データのスキャナ保存が、以前より導入しやすくなりました。レシートを受け取ったら、その場ですぐにスマートフォンで撮影すると良いでしょう。データを会計システムなどにアップロードすれば、紙の原本を破棄することも可能です。（※社内規定の確認は必要です）

この方法なら印字消失の心配がなく、物理的な保管スペースも不要になります。

経費精算の不安を解消し、専門家と万全な体制を

レシートは信頼性の高い証憑となり、簡易インボイスとしても有効です。ただし、社内規定や高額な取引など、宛名付きの領収書が求められる場面もあるため、状況に応じた使い分けが必要です。また、レシートの印字消失には、スマホ撮影などによる電子保存が有効です。

しかし、自社の経理規定や電子帳簿保存法への対応など、より根本的な課題に直面することもあるでしょう。経費精算や証憑管理のルールは、企業の信頼性にも関わります。自社の経理体制の最適化や法改正への対応に不安があれば、税務の専門家にご相談ください。二見達彦税理士は、貴社の状況に合わせた経費精算フローの構築や、節税対策までサポートいたします。初回のご相談は無料です。お気軽にお問い合わせください。