経理の電子化とは？電子化できる業務・メリット・進め方を解説
請求書や領収書の処理に時間がかかったり、書類の管理が煩雑になったりするなど、経理業務に負担を感じる企業も多いのではないでしょうか。こうした課題を解消する方法として、経理の電子化が挙げられます。
そこで本記事では、経理で電子化できる業務やメリット・導入の進め方から、電子帳簿保存法などの関連制度についてまで解説します。経理業務の効率化を図りたい方や、電子化への移行を検討している方は、ぜひ参考にしてください。
目次
経理の電子化とは？
経理の電子化とは、紙や手作業で行ってきた経理業務を、データやITシステムを活用して処理や保存をすることです。
たとえば、以下のような方法が挙げられます。
- 紙の請求書をPDFで発行する
- 領収書をスキャンして保存する
- 経費精算をシステム上で行う
書類のデータ化だけではなく、経理の業務フローそのものを見直し、効率化することも経理の電子化に含まれます。
経理の電子化が進む背景
経理の電子化が進む背景には、クラウドサービスの普及や働き方の変化、電子帳簿保存法やインボイス制度への対応が挙げられます。
たとえば紙中心の場合、書類の受け渡しやファイリングのために、出社するケースも少なくありません。しかし、請求書や帳簿などを電子化すれば、場所を問わず確認や承認を行いやすくなります。また、電子帳簿保存法への対応や、インボイス制度によって請求書の発行や保存に関する業務が増えたことも、経理の電子化を後押しする要因の一つです。
経理の電子化で押さえておきたい法制度
経理を電子化する際には、税務上の保存要件にも注意する必要があります。特に押さえておきたいのが、電子帳簿保存法とインボイス制度です。
ここでは、両者の基本的なルールについて確認しておきましょう。
電子帳簿保存法とは
電子帳簿保存法とは、国税関係の帳簿や書類を、一定のルールに沿って電子データで保存できるようにする法律です。また内容は、大きく「電子帳簿等保存」「スキャナ保存」「電子取引」の3つに分けられます。
| 区分 | 概要 | 対象となる書類（例） |
|---|---|---|
| 電子帳簿等保存 | パソコンなどで作成した帳簿や書類を、データのまま保存する | ・仕訳帳 ・総勘定元帳 ・貸借対照表 |
| スキャナ保存 | 紙で受領や作成した書類を、スキャンやスマホ撮影などで保存する | 紙の以下のような書類 ・請求書 ・領収書 |
| 電子取引 | 電子的に授受した取引情報を、電子データのまま保存する | ・メール添付の請求書 ・ECサイトからダウンロードした領収書 |
経理を電子化する際には、書類がどの区分に該当するのかを整理し、それぞれの保存要件に沿って運用することが大切です。
電子帳簿保存法の改正による主な変更点
2022年1月に施行された電子帳簿保存法の改正では、電子帳簿等保存やスキャナ保存で必要とされていた「税務署長の事前承認制度」が廃止され、電子保存を導入しやすい仕組みに見直されました。
また、電子メールやクラウドサービスなどを通じてやり取りした請求書や領収書などの「電子取引データ」は、電子データでの保存が必要になりました。そのため、原則として印刷した紙だけを保存する方法では、電子帳簿保存法上の保存義務を満たせなくなったのです。
電子化とインボイス制度との関係性
インボイス制度とは、消費税の計算に必要な「適格請求書（インボイス）」の発行や保存に関する制度です。売り手側には、発行したインボイスの写しなどの保存が求められます。また買い手側も、仕入税額控除を受けるために、インボイスを保存する必要があります。そのため、請求書を紙のまま管理していると、経理担当者の負担が大きくなる傾向にあります。
請求書発行システムやクラウド会計などを活用し、請求書発行から会計処理まで一連の流れを電子化すれば、インボイスへの対応と経理業務の効率化を同時に進めやすくなるでしょう。
電子化できる業務について
経理業務では、請求書の処理や帳簿の保存など、さまざまな場面で紙での管理や手作業が発生します。これらの業務は、システムやクラウドサービスなどを活用することで電子化が可能です。ここでは、経理で電子化できる主な業務について見ていきましょう。
請求書の発行・受領
請求書は、PDFや請求書発行システムを利用することで電子化できます。紙の請求書を印刷したり、封入して郵送したりする作業が不要になるため、発行側の負担を減らせる点がメリットです。
受領側も、電子メールやシステム上で受け取った請求書をそのままデータとして処理できれば、紙から会計ソフトへ転記する作業を減らしやすくなります。
さらに、請求書システムと会計ソフトを連携できれば、発行から仕訳までの業務を効率化でき、入力漏れや二重入力などを防ぎやすくなるでしょう。
領収書・レシートの保存
紙で受け取った領収書やレシートも、一定の要件を満たせば、スキャナやスマートフォンで撮影したデータとして保存できます。
電子帳簿保存法のスキャナ保存制度では、一定の要件を満たす電子データを保存すれば、紙の領収書や請求書といった原本を保存する必要がありません。その結果、大量の領収書をファイルに綴じたり、保管場所を確保したりする負担を減らしやすくなります。また電子データとして扱うことで、日付や取引先などで検索しやすい点もメリットです。
経費精算
経費精算システムを導入すると、申請や承認から経理担当者の確認まで、オンラインで進められます。スマートフォンで領収書を撮影して申請できるシステムや、クレジットカードの履歴を自動で取り込めるシステムもあり、金額や取引先を手入力する負担を減らすことも可能です。
承認状況もシステム上で確認できるため、「申請書がどこで止まっているか分からない」といった問題も防ぎやすくなり、経費精算全体のスピードアップが期待できます。
帳簿類の作成・保存
仕訳帳や総勘定元帳などの帳簿作成も、電子化が可能です。会計ソフトなどを使って電子的に作成した場合は、電子帳簿保存法の要件を満たすことでデータのまま保存できます。そのため、帳簿を紙へ印刷し、ファイリングする必要がなくなります。
また銀行口座やクレジットカードと連携できるクラウド会計を利用すれば、取引データを自動で取得できるため、記帳作業の効率化も可能です。
契約書・見積書・納品書のやり取り
契約書・見積書・納品書なども、電子契約サービスやクラウドサービスを利用して電子化できます。紙で必要だった印刷・郵送・保管といった作業を削減でき、取引先とのやり取りをスピーディーに進めやすくなります。
また紙の課税文書を作成せず、電子データのみで契約を完結する場合には、原則として印紙税の課税対象となる文書が作成されません。そのため、収入印紙にかかるコストの削減にもつながります。
経理を電子化するメリット
経理を電子化すると、多くのメリットを享受できます。ここからは、経理を電子化することで、どのような効果が期待できるのかを見ていきましょう。
業務を効率化できる
経理を電子化すると、書類の作成や印刷、ファイリングや検索などにかかっていた時間の削減につながります。
たとえば過去の請求書を確認する場合、紙であれば、保管場所から該当の書類を探さなければなりません。電子化されていれば、日付や取引先名などで検索できることから、短時間で確認できます。さらに、銀行口座や請求書システムなどと会計ソフトを連携すれば、転記や入力作業も減らせます。
コスト削減につながる
紙の請求書を電子化すれば、用紙代やインク代、封筒代や郵送料などを削減できます。また、大量の帳簿や証憑書類を保管するためのファイルやキャビネット、保管スペースも減らせるでしょう。
さらに印刷・封入や書類検索などの作業時間が短くなれば、その分の人的コストも削減できます。件数が多い企業ほど、電子化によるコスト削減の効果を感じやすいでしょう。
テレワークなど、柔軟な働き方に対応しやすい
紙中心の場合、請求書の確認や領収書の整理などで、経理担当者が出社しなければならないことがあります。書類や承認フローを電子化すれば、自宅から必要な資料を確認しつつ処理を進めることが可能です。
またクラウド型のシステムを利用した場合、インターネット環境があれば、社外からでも情報を確認できます。経理部門でもテレワークを取り入れやすくなり、人材確保や働きやすい職場づくりにもつながるでしょう。
ミスや属人化の解消につながる
経理では、数字の入力や別システムへの転記など、細かな作業が多く発生する傾向にあります。しかし人の手で対応するほど、入力間違いや転記漏れなどが発生する可能性も高まります。システム同士を連携してデータを自動的に取り込めれば、手入力を減らせることから、ヒューマンエラーの防止につながるでしょう。
また、データや業務フローをシステム上で共有することで、「担当者にしか書類の場所が分からない」といった属人化の解消にも役立ちます。
セキュリティや内部統制を強化しやすい
紙の書類は、紛失した場合に追跡が難しく、誰がいつ閲覧したのかを把握しにくいといえます。操作履歴が記録されるサービスであれば、誰がいつデータを確認・変更したかを把握しやすくなります。また電子化した場合には、システムのアクセス権限を設定することで、閲覧・編集できる従業員を限定できます。
適切なシステムを選び、アクセス管理やバックアップなどのルールを整えることで、不正や紛失といったリスクの軽減も期待できるでしょう。
経理を電子化するデメリット・注意点
経理の電子化にはメリットがある一方で、デメリットも存在します。導入を考える際には、メリットだけではなく、デメリットも踏まえて判断すると良いでしょう。主なデメリット・注意点は、以下の通りです。
初期費用やランニングコストが発生する
会計ソフトや経費精算システムなどを導入すると、初期費用や月額利用料が発生します。複数のシステムを利用する場合や、利用人数に応じて料金が増えるサービスを導入する場合は、毎月の費用が高くなることもあるでしょう。
ただし、電子化によって印刷費や人件費などを削減できるため、導入にかかった費用を中長期的に回収できるケースも少なくありません。かかる費用だけを見るのではなく、現在の経理業務にかかっているコストも含めて、費用対効果を判断することが大切です。
社内への定着に時間がかかる
経理を電子化すると、これまでの「紙での承認」や「領収書の提出方法」などを変更する必要があります。その際に、新たな仕組みに慣れるまで、時間がかかることもあるでしょう。また経理担当者だけがシステムを理解していても、経費を申請する従業員が使えなければ電子化は定着しません。
さらに、マニュアルの整備や従業員への研修なども必要になります。そのため、移行期間中は対応する作業が増えることを踏まえ、余裕を持ったスケジュールで進めると良いでしょう。
システム障害や情報漏えいのリスクがある
経理データを電子化すると、システム障害などによって、一時的にデータへアクセスできなくなる可能性があります。またアクセス権限の設定を誤れば、本来閲覧できない従業員が情報を見てしまうことも考えられます。
そのため、システムを選ぶ際には、セキュリティ対策や障害発生時のサポートなどを確認しておくことが大切です。さらに社内でも、ID・パスワードの管理やアクセス権限の設定など、ルールを整備する必要があります。
経理の電子化の進め方
経理を電子化する際には、どのように進めると良いのでしょうか。ここでは、経理の電子化をスムーズに進めるための流れについて解説します。
STEP1：現状の業務フローを可視化し、課題を洗い出す
まずは、現在の経理業務における流れを整理しましょう。
たとえば請求書であれば、「受領→内容確認→承認→会計ソフトへの入力→支払い→保存」といった一連の流れを可視化します。そのうえで、各工程について、次のような点を確認します。
- 紙が発生している箇所
- 作業の担当者
- 作業にかかる時間
- 業務が止まりやすい箇所
業務フローを整理すると、「請求書の入力に時間がかかる」「承認者が不在だと処理が止まる」といった課題が見えやすくなります。課題を明確にすることで、電子化による効果が大きい業務から優先的に見直しやすくなります。
STEP2：電子化する業務の優先順位を決める
課題を洗い出したら、電子化する業務の優先順位を決めましょう。すべての経理業務を一度に電子化すると、業務フローが大きく変化しやすく、現場が混乱する可能性があるからです。
また電子化する際には、電子化による効果を感じやすい部分から段階的に進めるのがおすすめです。たとえば、転記作業が多い「経費精算」や、毎月一定数発生する「請求書の発行」などは検討しやすいといえます。小さな範囲から始めて運用上の問題を確認したうえで、徐々に対象を広げていきます。
STEP3：自社に合ったシステム・ツールを選定する
電子化する業務が決まったら、必要なシステムやツールを比較しましょう。その際には、自社の企業規模や取引件数、現在利用している会計ソフトとの相性などを確認することが大切です。
たとえば、取引件数が多く日々の入力に時間がかかっていたとします。銀行口座や請求書発行システムと連携できるクラウド会計を活用すれば、入力作業を減らし、経理業務の効率化につながるでしょう。
STEP4：運用ルールを整備し、社内に周知する
システムを導入した後は、実際の運用ルールを決めます。その際には、以下のような内容を明文化すると良いでしょう。
- 書類の登録を完了させるタイミグ
- 保存する書類の名称
- 承認する担当者
- 修正の流れ
また電子帳簿保存法などの要件を満たすことも重要ですが、複雑すぎるルールでは現場に定着しません。運用に関わる従業員にもルールを共有し、必要に応じてマニュアルや研修を用意することが、電子化を定着させるポイントです。
経理の電子化には専門家のサポートを活用しよう
経理を電子化することで、担当者の負担減やミスの防止など、さまざまな効果が期待できます。一方で、電子帳簿保存法やインボイス制度などを踏まえた運用も欠かせません。自社だけで制度への対応や整備まで行うことに不安がある場合は、税理士などの専門家に相談するのも一つの方法です。専門家のサポートを受けることで、自社に合った方法を検討しながら、税務上の要件を踏まえた運用体制を整備できます。
二見達彦税理士事務所では、経理の電子化をはじめ、記帳や税務・経営に関する幅広いご相談に対応しています。経理業務を効率化しながら、正確な処理を行いたい場合には、お気軽にご相談ください。
