経理の属人化はなぜ起こる？経営を揺るがすリスクと解消法を解説

経理担当者が休むと業務が止まったり、業務の判断基準が社内で共有されていなかったりする場合には、経理業務が属人化しているのかもしれません。 属人化を放置すると、担当者の退職時に業務を引き継ぐことができない、ミスや不正を発見できないなどの問題につながることがあります。

そこで本記事では、経理が属人化する原因をはじめ、放置するリスクや解消方法について解説します。経理業務が特定の人に依存していることに不安を感じる方や、経理体制を見直したい方は、ぜひ参考にしてください。

経理の属人化とは？

経理の属人化とは、経理業務の手順・判断基準・必要な知識などが特定の担当者に集中し、その人以外では業務を十分に進められない状態を指します。

経理業務では継続性や正確性が求められるため、誰が担当しても一定の品質を保てるよう、標準化を進めることが大切です。

属人化と、ブラックボックス化の関係

属人化が進むと、担当者以外には、使用する資料の場所や業務の判断基準といった詳細が分からなくなります。このように、業務内容や判断方法が周囲から見えない状態をブラックボックス化といいます。

ブラックボックス化した業務は、担当者が退職や休職した場合に、業務そのものを再構築しなければならない可能性があるでしょう。過去の資料を調べたり、取引先に確認したりする必要が生じれば、多くの時間やコストがかかります。

経理業務が属人化しやすい理由

経理業務は、特定の担当者へ仕事が集中しやすい傾向にあります。属人化を解消するには、自社の経理業務が特定の人に依存している理由を把握することが重要です。

ここでは、代表的な原因について見ていきましょう。

専門性が高く、担当できる人材が限られている

経理業務では、簿記・会計・税務などに関する専門知識が必要です。適切な勘定科目を判断したり、税区分を確認したりする場面もあり、知識や経験のない人がすぐに担当できるとは限りません。そのため、社内に経理経験者が少ない場合、知識を持つ特定の担当者へ業務が集中しやすくなります。

長期間同じ担当者が業務を担うほど、その人自身の経験に基づく判断も増えていきます。こうした状態が続くと、ほかの社員には分からないという状況が生まれ、属人化が進みやすくなります。

慢性的な人手不足で、一人経理になっている

中小企業では、経理部門に複数の人員を配置できず、一人の担当者が経理業務の大半を担うケースもあるでしょう。一人経理の場合、その担当者が日々の仕訳から、入出金確認・給与関連業務・決算準備までを一手に担うことも珍しくありません。ほかに業務を把握する人がいなければ、担当者の不在時に処理が止まるおそれがあります。

また、人材を採用しようとしてもなかなか確保できず、人員不足を補えないまま一人経理が続くケースも多いでしょう。

マニュアルが整備されていない

経理業務の手順をマニュアルに残していない場合、仕事の進め方が担当者の記憶や経験に依存しやすくなります。

例えば、取引先への確認時期や取引ごとに必要な資料など、細かなルールが担当者の頭の中にしかなければ、別の人が代わりに対応するのは困難です。

また、マニュアルを作成していても、業務内容が更新されていなければ実際の業務には活用できません。マニュアルは作成して終わりではなく、実務に合わせて継続的に見直す必要があります。

ベテラン担当者に主要業務が集中している

経験豊富な経理担当者は、会社独自の取引や過去の処理についても詳しいため、重要な業務を任されやすくなるでしょう。しかし、経理業務を長年同じ担当者だけが処理していると、ほかの社員が経験を積む機会が減ってしまいます。

ベテラン担当者に業務が集中すると、ほかの社員に知識やノウハウが共有されにくくなり、その担当者が不在の際に業務を進められないおそれがあります。

業務フローが可視化されていない

経理業務の流れが可視化されていないことも、属人化しやすい原因の一つです。なぜなら、受け取る資料や承認者などが整理されていなければ、第三者が業務の効率や正確性を評価しにくくなるからです。結果として、従来の処理方法が見直されないまま、非効率な手順が残り続けることがあります。

業務フローを可視化すれば、重複している作業や不要な確認工程なども見つけやすくなります。

経理の属人化を放置する経営リスク

経理の属人化を把握していても、日々の業務に追われていたり、現時点では大きな問題が起きていなかったりすると、改善を後回しにしてしまいがちです。しかし、属人化を放置すると、問題が発生することもあるでしょう。

ここでは、経理の属人化によって生じる、主な経営リスクについて解説します。

担当者の退職や休職で業務が止まる

属人化すると、経理担当者の退職や休職によって、業務を継続できなくなることがあります。例えば、給与振込の手順や請求書の発行方法を一人しか把握していなければ、担当者が出勤できなくなった際に、期日までに処理できない可能性があります。

支払いや給与の遅延が生じれば、従業員や取引先との信頼関係にも影響しかねません。

不正・横領やミスの温床になる

一人の担当者が入力から確認まで行っている場合、社内のチェック機能が十分に働かなくなることがあります。その場合には、ミスがあっても気づきにくい可能性があります。また不正や横領などの不適切な処理が行われても、周囲が気づきにくいでしょう。

特に経理部門では、預金や支払いなど会社の資金に直接関わる業務を扱います。ミスや不正を未然に防ぐためにも、一人の担当者だけで処理を完結させないことが重要です。

業務の改善や効率化が進まない

属人化している業務では、業務内容や手順が適切なのかを、第三者が判断しにくくなります。担当者も日々の処理に追われていると、現在の方法を見直す余裕がなく、非効率な作業を続けることがあります。会計ソフトへ自動で連携できる情報を手入力していたり、同じ内容を複数のExcelファイルへ転記していたりするケースもあるでしょう。

業務の進め方が担当者任せになっていると、改善点を洗い出したり、新しい仕組みを導入したりする機会も生まれにくくなります。

引き継ぎや人材育成ができない

担当者の知識やノウハウが共有されていないと、後任者への引き継ぎにも時間がかかりやすくなります。時間が限られており、十分な引き継ぎができなければ、後任者が過去の資料を一から確認することになるでしょう。その結果、ミスや業務遅延につながることもあります。

また「自分しかできない仕事」が多い担当者は、休暇を取りにくくなり、負担が集中する可能性もあります。負担が離職につながれば、残された社員への負荷も増えるため、悪循環を招きかねません。

経理の属人化を解消する6つの対策

経理の属人化を放置すると、さまざまなリスクにつながります。リスクを抑えるには、特定の担当者に依存しない経理体制を整えることが重要です。

ここでは、経理の属人化を解消する6つの対策について見ていきましょう。

業務を可視化する

最初に取り組みたいのが、現在行っている経理業務の可視化です。その際には、日次・月次・年次で発生する業務を書き出し、担当者や処理手順、使用する資料などを整理します。

例えば、請求書の受領から支払いまでを整理するだけでも、確認や承認が重複していたり、一部の担当者しか把握していない工程が見つかったりすることがあります。

業務を見える化した後は、不要な作業を削除し、手順を統一しましょう。属人化している部分を明確にしてから改善を進めることで、必要な対策を判断しやすくなります。経理業務全体の効率化については、以下の記事でも詳しく解説しています。

▼関連記事：経理業務の効率化を成功させる手法とステップを解説

マニュアルを作成する

業務を可視化したら、誰が担当しても同じ手順で処理できるよう、マニュアルを作成します。文章だけではなく、業務フローやチェックリスト、画面のスクリーンショットなどを組み合わせると、実務で利用しやすくなるでしょう。

また、例外的な処理や判断基準も記録しておくことが大切です。「通常はAだが、この場合にはB」といったルールを残しておくことで、経験の浅い担当者でも判断しやすくなります。さらに、担当者や使用システムが変わった際にはマニュアルも更新しましょう。更新日や責任者を決めておくと、実務との乖離を防ぎやすくなります。

複数の担当者で業務を分散する

同じ業務を一人だけが担当し続けないよう、複数の社員が業務を経験できる体制を整えることが大切です。

例えば、定期的に担当業務を入れ替えるジョブローテーションを実施すれば、複数の社員が幅広い業務を理解しやすくなります。すべての業務を交代制にするのが難しい場合には、主担当と副担当を設定するのも良いでしょう。主担当が休んだ際に副担当が対応できる状態にしておけば、急な欠勤による業務停止を防げます。

複数の人が経理処理を見ることで相互チェックも働くため、ミスや不正を防止する観点からも有効です。

定型業務を自動化する

人が繰り返し行う定型業務をシステムで自動化することも、属人化の解消につながります。

例えば、クラウド会計ソフトと銀行口座やクレジットカードを連携すれば、取引情報を自動取得でき、手入力する作業を減らせます。経費精算や請求書発行なども専用システムを活用すれば、統一されたフローで処理しやすくなるでしょう。また、一定のルールに基づいてパソコン上の定型作業を自動処理するRPAを活用できる場合もあります。

人の経験や記憶に頼る工程を減らせば、担当者による処理方法のばらつきやヒューマンエラーの防止にもつながります。

経理アウトソーシング（BPO）を活用する

社内だけで十分な人員を確保できない場合には、経理業務の一部または全部について、外部へ委託するのも良いでしょう。

記帳や給与計算などの定型業務を外部へ委託すれば、特定の担当者に業務が集中する状態を解消しやすくなります。ただし、経理情報には取引先情報や従業員情報などの機密情報が含まれています。委託先を選ぶ際には、対応可能な業務範囲だけでなく、情報管理体制やセキュリティ対策も確認することが大切です。

法改正に強い体制を整える

税務や経理に関する制度は変更されることがあるため、法改正への対応を特定の担当者だけに任せないことが重要です。電子帳簿保存法やインボイス制度などへの対応が属人化していると、制度変更のたびに確認や対応が遅れたり、誤った処理につながったりするおそれがあります。

法改正に対応した会計システムを活用したり、必要に応じて税理士などの専門家へ相談したりすることで、最新の制度に沿ってスムーズに対応しやすくなるでしょう。担当者だけに知識を集中させず、制度変更にも速やかに対応できる体制を整えておくことが大切です。

経理の属人化を解消するメリット

経理の属人化を解消し、業務の平準化が実現すると、さまざまなメリットを享受できます。ここでは、経理の属人化を解消する主なメリットについて見ていきましょう。

経営判断に必要な数字がタイムリーに得られる

経理業務を標準化すると、担当者が変わっても一定の手順で処理を進めやすくなり、試算表などの経営資料をタイムリーに作成できるようになります。

売上・利益・資金の状況などを早期に把握できれば、設備投資や資金調達などの判断にも活用しやすくなります。経営状況を正確かつ迅速に把握できる体制を整えることは、適切な意思決定にもつながるでしょう。

人材の入れ替わりに強くなる

経理業務が特定の社員の経験や知識に依存していると、退職や異動があった際に、同じ水準で業務を引き継ぐことが難しくなりがちです。マニュアルやチェック体制を整備しておけば、新しい担当者でも業務内容を把握でき、一定の品質を保ちながら処理を進めやすくなります。

特定の人材のスキルに頼らない体制を整えることで、人材の確保が難しい状況でも、安定した経理業務を継続しやすくなるでしょう。

経理体制を整えるタイミングや税理士への相談については、以下の記事も参考にしてください。

▼関連記事：スタートアップの税理士選び｜失敗しない選定ポイントを解説します

コア業務へリソースを集中できる

経理業務を標準化すると、担当者が経理作業に費やす時間を減らすことにつながります。例えば、毎月繰り返しているデータ入力や転記をシステムで自動化したり、一部の記帳業務を外部へ委託したりすれば、社内担当者はより付加価値の高い仕事に取り組みやすくなるでしょう。

また属人化を解消することで、限られた人材をより重要な業務へ配分することにもつながります。

経理の属人化解消には、仕組みづくりと外部活用が有効

経理の属人化を放置すると、ミスや不正を発見しにくくなったり、業務改善が進まなくなったりする可能性があります。そのため、業務の可視化やマニュアル作成、システム導入などによって、特定の人に依存しない仕組みを整えることが重要です。

社内だけで体制を構築するのが難しい場合には、経理業務の外部委託も選択肢になります。二見達彦税理士事務所では、記帳から試算表作成までの経理代行をはじめ、税務顧問など企業の状況に応じたサポートを提供しています。経理体制の見直しや業務負担にお悩みの方は、お気軽にご相談ください。